Có một cảm giác rất quen với người dân kinh doanh và doanh nghiệp nhỏ. Làm ăn thì quay như chong chóng, sáng nghĩ doanh thu, trưa lo hàng hóa, chiều xoay dòng tiền, tối trả lương. Cái đúng thì ai cũng muốn đúng, nhưng khi luật siết lại theo hướng “đúng đến từng con số”, người chịu áp lực đầu tiên không phải những đơn vị có cả phòng nhân sự, kế toán, luật sư nội bộ, mà là những nơi vận hành bằng kinh nghiệm, bằng niềm tin, bằng “làm sao cho anh em có việc”.
Thanh tra BHXH không phải chuyện mới. Nhưng cái khiến 2026 bị nhắc nhiều là vì dữ liệu đã đủ để đối chiếu chéo, và cách kiểm tra ngày càng đi vào bản chất quan hệ lao động, tiền lương thực trả, dòng tiền thuế, thay vì chỉ nhìn “có giấy hay không”.
Dưới đây là 5 nhóm hồ sơ gần như chắc chắn bị soi, và cái khổ của người làm ăn nằm ở chỗ nào.
NHÓM 1
Biến động lao động, lỗi rất dễ dính
Thanh tra BHXH sẽ nhìn vào việc doanh nghiệp có quản lý biến động lao động đúng không. Ba tình huống hay xảy ra nhất là người lao động đã nghỉ nhưng doanh nghiệp chưa báo giảm, thử việc kéo dài quá thời gian hợp lý, và gọi là cộng tác viên nhưng cách quản lý lại như nhân viên chính thức.
Nỗi khổ của doanh nghiệp nhỏ nằm ở chỗ nhân sự biến động theo ngày. Hôm nay đông khách gọi người quen qua phụ, mai vắng khách lại thôi. Người làm nhân sự kiêm kế toán kiêm thu ngân không đủ thời gian cập nhật kịp. Có nơi còn “ngại giấy tờ”, nghĩ làm ít bữa không cần, hoặc để tiện trả công theo ngày cho nhanh.
Nhưng thanh tra không quan tâm doanh nghiệp gọi tên gì. Họ quan tâm bản chất: có sự điều hành, có phân công, có giờ giấc, có trả công thường xuyên, có tính phụ thuộc hay không. Nếu bản chất là quan hệ lao động mà lại “đặt tên khác”, rủi ro bị xem là trốn đóng là rất cao.
NHÓM 2
Hợp đồng lao động, không chỉ là có hay không
Nhiều chủ doanh nghiệp nghĩ chỉ cần có hợp đồng là xong. Thực tế họ kiểm tra sâu hơn: ký hợp đồng đúng thời điểm chưa, loại hợp đồng có khớp công việc thực tế không, có người đang làm nhưng không ký hợp đồng không.
Nỗi khổ ở đây là thói quen thị trường. Người lao động vào làm, hai bên tin nhau, làm thử vài tuần rồi mới ký. Có nơi ngại cam kết vì sợ nhân sự “nhảy việc”, sợ tăng chi phí, sợ thủ tục. Nhưng khi thanh tra đến, họ sẽ đặt câu hỏi ngược: người đó làm từ khi nào, được giao việc gì, ai quản lý, trả công ra sao, có chấm công không. Nếu có làm mà không ký, thì truy thu theo toàn bộ thời gian làm việc, cộng với lãi chậm đóng.
Với doanh nghiệp nhỏ, một lần truy thu là đứt dòng tiền. Không phải vì họ cố tình xấu, mà vì họ vận hành theo kiểu “làm trước, giấy tờ tính sau”.
NHÓM 3
Tiền lương đóng BHXH, điểm bị soi mạnh nhất
Đây là vùng “đau nhất” của người làm ăn. Vì thực tế có hai bảng lương: một bảng để ký, một bảng để trả. Lý do không phải ai cũng gian lận. Có khi là để linh hoạt, có khi là lương cứng thấp nhưng thưởng cao theo doanh số, có khi là phụ cấp để giữ chân, có khi là trả thêm vì tăng ca, vì công việc nặng.
Nhưng BHXH sẽ đối chiếu ba thứ: lương ghi trên hợp đồng, bảng lương thực trả, và các khoản phụ cấp, bổ sung. Khi có chênh lệch lớn, câu hỏi không phải “trả bao nhiêu” mà là “vì sao trả vậy mà không đóng”.
Nỗi khổ ở đây là tâm lý “đóng thấp để đỡ chi phí” đã tồn tại lâu, đặc biệt trong giai đoạn khó khăn. Nhưng khi hệ thống đối chiếu dữ liệu mạnh hơn, chuyện “đóng theo mức tối thiểu” trong khi trả thực tế cao dễ trở thành điểm rủi ro.
NHÓM 4
Phụ cấp và khoản bổ sung, khu vực dễ bị truy thu
Rất nhiều doanh nghiệp dùng phụ cấp để cấu trúc thu nhập: phụ cấp trách nhiệm, phụ cấp chức vụ, phụ cấp cố định hàng tháng, khoản bổ sung xác định được mức tiền. Đây là cách phổ biến để “giữ người” mà vẫn linh hoạt.
Nhưng chính những khoản chi trả thường xuyên, có tính ổn định, xác định được mức tiền lại là nhóm dễ bị truy thu nghĩa vụ đóng. Doanh nghiệp nhỏ thường không phân loại đúng tính chất của khoản chi. Thậm chí có nơi ghi phụ cấp để né BHXH, nghĩ rằng cứ gọi là phụ cấp thì không phải đóng. Cái khổ là khi bị thanh tra, họ không dựa vào tên gọi, họ dựa vào tính chất chi trả.
Một khoản chi nếu trả đều, trả cố định, gắn với công việc, và thể hiện trong bảng lương, thì rủi ro bị tính vào căn cứ đóng là rất cao.
NHÓM 5
Dữ liệu thuế và BHXH có khớp không
Đây là bước chuyển lớn của giai đoạn mới: kiểm tra chéo dữ liệu. BHXH đối chiếu tờ khai thuế TNCN, quyết toán thuế, báo cáo tài chính, và dữ liệu lương chi phí nhân công.
Nỗi khổ của người làm ăn là lâu nay mỗi thứ một “quyển sổ”. Thuế một kiểu, BHXH một kiểu, kế toán nội bộ một kiểu. Mục tiêu lúc đó là sống sót, xoay vốn, giữ nhân sự, chứ chưa có điều kiện chuẩn hóa.
Nhưng khi dữ liệu không khớp, câu chuyện sẽ không dừng ở “thiếu hồ sơ”. Nó chuyển thành thanh tra chuyên sâu: vì sao thuế thể hiện chi phí lương như vậy mà BHXH lại đóng thấp, vì sao trả ra như vậy mà không có đủ danh sách tham gia.
Với doanh nghiệp nhỏ, đây là cái mệt nhất. Không phải mệt vì làm sai một giấy tờ, mà mệt vì cả hệ thống vận hành trước đó không thống nhất.
NỖI KHỔ CỦA NGƯỜI DÂN DOANH VÀ DOANH NGHIỆP NHỎ
Không phải không muốn đúng, mà là quá nhiều thứ phải đúng cùng lúc
Điều khó nhất của người làm ăn không phải là đóng hay không đóng. Mà là cảm giác bị dồn vào một bài toán không có khoảng thở.
Bán hàng thì phải ra doanh thu. Giữ nhân sự thì phải trả đủ. Trả đủ thì chi phí tăng. Chi phí tăng thì lợi nhuận mỏng. Lợi nhuận mỏng thì muốn tối ưu. Tối ưu thì lại vướng quy định. Vướng quy định thì bị phạt, bị truy thu. Và chỉ cần một lần bị truy thu lớn là có thể mất sạch vốn xoay.
Thêm một cái khổ nữa là người làm ăn nhỏ thường không có hệ thống. Họ không có HR, không có kế toán trưởng, không có phần mềm bài bản. Họ có một người “ôm” tất cả: vừa thu tiền, vừa trả lương, vừa làm giấy tờ, vừa chạy ngân hàng. Khi bị yêu cầu chuẩn hóa đồng loạt, họ cảm thấy mình bị đặt vào thế sai ngay từ đầu.
Nhưng cũng phải nói thẳng một điều: pháp luật đang đi theo hướng bảo vệ quyền lợi người lao động và minh bạch hóa. Vấn đề là người làm ăn nhỏ cần một lộ trình và cách làm gọn nhất để “đúng mà vẫn sống được”.
CHECKLIST TỐI GIẢN CHO DOANH NGHIỆP TRƯỚC NGUY CƠ THANH TRA BHXH 2026
Chỉ dùng chữ, không biểu tượng
Rà soát toàn bộ danh sách người đang làm việc thực tế, đối chiếu với hồ sơ tham gia BHXH
Chốt quy trình báo tăng, báo giảm, không để tồn lao động đã nghỉ nhưng chưa giảm
Chuẩn hóa thử việc, không để thử việc kéo dài không lý do, không hồ sơ
Phân loại đúng cộng tác viên và người lao động, dựa theo bản chất quản lý và tính phụ thuộc công việc
Rà soát toàn bộ hợp đồng lao động, đảm bảo ký đúng thời điểm, đúng loại công việc
Rà soát các trường hợp đang làm nhưng chưa ký hợp đồng, xử lý ngay theo lộ trình
Đối chiếu lương trên hợp đồng với lương thực trả, xác định chênh lệch và lý do
Kiểm tra phụ cấp và khoản bổ sung, phân loại khoản nào chi thường xuyên, khoản nào mang tính hỗ trợ không ổn định
Đối chiếu số liệu thuế TNCN, bảng lương, chi phí nhân công với dữ liệu đóng BHXH
Lưu đủ chứng từ chi lương, chấm công, quyết định bổ nhiệm, điều chỉnh lương, quy chế thưởng
Làm sớm theo nguyên tắc giảm thiểu truy thu, tránh dồn nhiều năm thành một cục
