Bối cảnh: Trước khi bắt đầu chương trình, mưa như trút nước, gió ào ào. Rồi đang giữa chương trình, cúp điện gần 30 phút. Cả sân khấu và 50k khán giả chìm trong bóng tối. Khán giả, người thì ngồi chờ, người thì bật đèn điện thoại và lighstick, người thì hoang mang.
Mình xin cóp nhặt câu hỏi của các bạn trên mạng xã hội để chia sẻ quan điểm như sau:
1. Có nên huỷ concert hôm qua ko?
2. Với các sự kiện ngoài trời, quy mô vừa đến lớn, nếu gặp thời tiết xấu bất ngờ như mưa giông lớn, thì thông thường BTC sẽ phải đối mặt với những rủi ro hay khó khăn gì ạ?
3. Trong trường hợp như tối qua - thời tiết xấu rõ rệt - thì đâu là lý do để có thể khiến chương trình vẫn tiếp tục diễn ra?
4. Cách đề phòng và xử lý những trường hợp sự kiện ngoài trời mà bị ảnh hưởng thời tiết khắc nghiệt là gì?
5. Yeah1 đã làm đúng trách nhiệm chưa? Đã làm tốt gì và cần cải thiện gì?
______
Câu 1: Có nên huỷ concert hôm qua ko?
Nếu bạn là BTC, theo bạn lúc đó có nên hủy concert không?
Theo mình là KHÔNG. Tại sao?
Tại vì quy mô quá lớn để có thể ra quyết định hủy ngay lập tức, trừ khi:
- Có chỉ thị bắt buộc từ chính quyền (do bão, cảnh báo thiên tai).
- Có sự cố kỹ thuật không thể khắc phục (toàn bộ thiết bị âm thanh/hình ảnh hỏng và không có dấu hiệu sửa chữa, phục hồi).
- Mất điện kéo dài quá 1 tiếng và hoàn toàn không có giải pháp thay thế.
Lý do khác không nên hủy:
- Về tài chính: Hủy một show quy mô lớn giữa chừng gây thiệt hại nghiêm trọng cho cả nhà tổ chức, nhà tài trợ và nghệ sĩ. Chưa kể, BTC phải hoàn tiền cho người tham gia nếu tự ý huỷ show nếu không phải vì thiên tai có chỉ thị từ chính quyền.
- Về mặt tâm lý: Khán giả đã đến, đã chờ, có những người bay từ nước ngoài về để tham gia, nếu BTC khéo léo thì dễ chuyển cảm xúc từ khó chịu sang cảm động.
______
Câu 2: Các rủi ro nào khi tcsk ngoài trời trong thời tiết khắc nghiệt?
Có 3 rủi ro lớn khi làm sự kiện ngoài trời có mưa giông như hôm qua:
1. Rủi ro an toàn:
- sk thường có nhiều thiết bị kim loại, ánh sáng, âm thanh => rất dễ bị sét đánh nếu không có hệ thống chống sét (cột thu lôi), nhưng chị có đọc tin là hqua Yeah1 có cột thu lôi
- mặt sàn trơn, khán giả chen lấn trú mưa có thể gây té ngã, va chạm => may quá ko thấy trình báo ca nào nguy hiểm
- dây điện, ổ cắm ẩm ướt => nguy cơ chập cháy, giật điện cực kỳ nguy hiểm
2. Rủi ro kỹ thuật:
- Hệ thống âm thanh, ánh sáng, LED... dễ bị chập => bài Nước hoa mất LED, bài DCHL mất tiếng
- Mất điện toàn hệ thống, máy phát điện không đủ tải làm ngừng chương trình đột ngột => tối qua đã xảy ra, nghe Jun nói là nổ máy phát điện.
3. Rủi ro tâm lý khán giả:
- Nhiều người bay từ nước ngoài về, hay từ tp khác tới mà bị huỷ ngang giữa chừng dễ hoang mang, khó chịu hoặc phản ứng tiêu cực => hong chừng quay lưng với chtr lun.
______
Câu 3: Vì sao hqua chtr vẫn tiếp tục trong thời tiết khắc nghiệt như vậy thì theo mình có 2 lý do:
1. Về tài chính: mình nghĩ đây là sự cân nhắc rất khó khăn giữa lý trí và cảm xúc của BTC. Một chương trình lớn thường mất hàng tháng trời chuẩn bị, hàng trăm người tham gia sản xuất, vận hành.
Chi phí sân khấu, nghệ sĩ, kỹ thuật, bảo hiểm, truyền thông, thiết bị, con số lên đến hàng chục tỷ. Thiệt hại lớn lắm mọi người ơi.
Chưa kể việc lùi hoặc hủy sự kiện không đơn giản, vì liên quan đến nhiều bên: giấy phép, lịch diễn nghệ sĩ, thuê địa điểm, hợp đồng tài trợ... Cho nên, nếu máy móc vẫn vận hành được, an ninh được kiểm soát, thì BTC có thể quyết định tiếp tục, trong phạm vi an toàn.
2. Vế tâm lý và cảm xúc người tham gia: họ quá yêu mến chương trình, sẵn sàng tiếp tục đồng hành cũng BTC và nghệ sĩ. Cũng có khi, quyết định đó đến từ chính nghệ sĩ vì họ không muốn phụ lòng khán giả đã đội mưa tới xem, nên chấp nhận diễn trong điều kiện thiếu lý tưởng. Lúc đó thì BTC sẽ nỗ lực hết sức để bảo vệ cả nghệ sĩ lẫn khán giả an toàn nhất có thể thui.
______
Câu 4: Cách đề phòng và xử lý những trường hợp sự kiện ngoài trời mà bị ảnh hưởng thời tiết khắc nghiệt là gì?
Câu 5: Yeah1 đã làm đúng trách nhiệm chưa? Đã làm tốt gì và cần cải thiện gì?
Mình không tham gia Day 6 được vào phút cuối nhưng liên tục theo dõi chương trình qua thành phố sợi chỉ và trao đổi tình hình với các bạn đang tham gia tại concert tối qua. Mình sẽ chia sẻ Health & Safety Policy và bình luận về những điều sau đây mình thấy Yeah1 đã làm tốt và cần cải thiện.
1. Rủi ro kỹ thuật – điện và thiết bị
- Có máy phát điện dự phòng công suất phù hợp => Có. Jun có báo là nổ máy phát điện.
- Có cột thu lôi/chống sét cho sân khấu & các công trình cao => Chưa có tin chính thức nhưng mình tin là Yeah1 có chuẩn bị vì cái này đầu tư ko mắc mà lại an toàn khi miền Bắc đang trong mùa mưa giông.
- Tất cả thiết bị điện phải đạt chuẩn an toàn & chống nước (IP Rating) => Cái này chưa thấy nên chưa khẳng định được có hay ko.
- Dây điện được bọc kín, cố định, không để dưới mặt sàn ướt => Cái này chưa thấy nên chưa khẳng định được có hay ko. Nhưng mình cũng tin là có vì họ đã lót thảm cho người tham gia đứng êm ái thì ko lý do gì ko làm cái việc giản đơn này.
- Có CB (circuit breaker) chống giật ở mỗi cụm thiết bị => chắc chắn có, đây là yếu tố an toàn cho kỹ thuật điện mà các supplier đều phải đảm bảo tại sự kiện ngoài trời, vì nếu ko có thì chính thiết bị của họ bị cháy nổ trước.
- Kỹ thuật viên trực thường xuyên tại khu vực điều khiển chính => có thấy trong hình và video.
- Có kế hoạch kiểm tra kỹ thuật toàn bộ trước giờ diễn ra => Cái này chưa thấy nên chưa khẳng định được có hay ko. Nhưng mình nghĩ là có luôn.
2. Ứng phó thời tiết xấu
- Có kế hoạch sơ tán trong trường hợp thời tiết nguy hiểm => Cái này khó, vì quy mô quá lớn, ko đủ chỗ trú mưa nên sẽ rất nguy hiểm nếu sơ tán. Chưa kể mình đi concert Day 2 và 4 thì ko thấy thông báo khu vực thoát hiểm rộng rãi trên các màn hình lớn (hoặc mình lo tám, ko để ý, nếu ai có cho mình xin hình). Nếu hôm qua cần sơ tán thì tình hình sẽ trở nên nguy hiểm, dễ dẫn đến dẫm đạp nhau. Nhưng may quá ko xảy ra.
- Có bạt/áo mưa phát cho khách, trạm trú mưa an toàn => Yeah1 thiếu sót trong việc phát áo mưa cho các hạng ngồi khi đã được thông báo sẽ có mưa trước đó 2 tiếng. Bạn mình ngồi DCLL và TC phải đi xin bao ny lông che đầu vì họ chỉ phát cho hạng đứng khu bị phun nước thôi.
- Theo dõi dự báo thời tiết theo giờ từ ít nhất 2 nguồn uy tín => 100% là có, này có khó đâu, bạn mình đi xem concert còn check đt liên tục được mà. Nhưng BTC lại thiếu sót trong việc thông báo rộng rãi từ trước khi trời mưa. Vd: Thông báo trên đèn LED: Dự báo thời tiết là sẽ có mưa, các bạn vui lòng chuẩn bị sẵn áo mưa, dù...
- Có phương án tạm dừng hoặc huỷ chương trình trong điều kiện cực đoan (gió giật cấp 7+, sấm sét liên tục, mưa lớn kéo dài) => Mình nghĩ chtr sẽ dừng nếu mọi thứ vượt ngoài tầm kiểm soát.
- Giao tiếp với người tham gia về tình hình hiện tại => Cúp điện tới lần thứ 3 thì ekip mới thông báo lên page và Broadcast. Lần thứ 2 xảy ra sự cố thì nên thông báo ngay trong broadcast để người xem ko hoang mang.
_____
Điều mình ghi nhận: ekip Yeah1 phản ứng khá nhanh => mình nghĩ họ có kịch bản phòng hờ những sự cố này chỉ là chưa thực hiện trôi chảy nhất có thể.
Vd như: Một lúc sau khi cúp điện, các nghệ sĩ bắt đầu bước ra lại, giao lưu với khán giả. Có người hát chay, BOF ôm loa kẹo kéo BOF ra hát. Mọi người chia nhau giữ nhiệt, giữ tinh thần.
Mình cũng khá xúc động khi thấy các nghệ sĩ đi xuống từng khu vực khán đài, bắt tay, trấn an người xem. Có điều bạn mình kể, ông Kay Trần đi giao lưu thay vì nói: "Xin lỗi mọi người vfi sự cố, cảm ơn mọi người đã kiên nhẫn" thì ổng lúng túng quá, ổng nói: "Cảm ơn vì đã đến" làm bạn mình tưởng chương trình kết thúc rồi, chuẩn bị đi về 
nhưng hong sao, Kay ko phải bên ekip truyền thông nên hoàn toàn thông cảm được.
Mình chỉ hơi tiếc một điều: hqua khi xảy ra sự cố, BTC ko xuất hiện mà lại để nghệ sĩ tiếp tục gánh chương trình. Với mình, đây là sơ suất của BTC, những lúc này trong khi chú Thư, anh Vịnh đang xử lý kỹ thuật thì chị Hạnh, người đứng đầu, nên xuất hiện để giúp khán giả yên tâm hơn vì đó là cách Yeah1 gửi thông điệp "Đừng lo, đã có chúng tôi ở đây" và cũng để thể hiện sự trân trọng với khán giả vì sự kiên nhẫn và tình yêu thương của họ.
Sự cố kỹ thuật thì chương trình nào cũng có thể gặp. Nhưng cảm xúc của khán giả mới là điều khó giữ lại nhất khi mọi thứ không như kế hoạch. Cho nên nếu BTC cũng xuất hiện và dang tay ra, như một người chủ nhà ấm áp thì sẽ tốt hơn rất nhiều.
_____
Tóm lại, không nên huỷ concert ngay nếu có biện pháp khắc phục và sự hiện diện đúng lúc của BTC, những người gánh cả niềm tin khán giả, là rất rất cần thiết.
Rõ ràng, hôm qua không phải là một đêm diễn trọn vẹn. Nhưng Yeah1 đã chứng minh sự kết nối, cảm xúc khán giả trong show là 1 trong những yếu tố siêu thành công khi còn khá nhiều người ở lại đồng hành và cổ vũ, không bị phốt tập thể sau sự kiện.
Nói chung, ai đã từng tổ chức show sẽ hiểu: sự cố luôn có thể xảy ra, nhưng cách mình giữ người ở lại như thế nào mới là điều tạo nên thương hiệu. Mình thương và tôn trọng sự cố gắng của toàn bộ ekip, nghệ sĩ và người tham gia tại show ngày hôm qua.
(Hình lấy từ page ATVNCG)
_____
Disclaimer: Tui là event strateegist từng làm nhiều show ngoài trời ở Châu Âu nhưng cũng là một Gai Con chính hiệu nên bài viết cũng cố gắng trung lập nhưng có hơi bế Conmegai 1 tí thì mng cũng thông củm hehe 
---------------
Nguồn: Trần Bảo Đinh
