Tự quản lý văn phòng, coworking hay thuê đơn vị vận hành – lựa chọn nào tối ưu trong bối cảnh thị trường bất động sản cho thuê 2025–2026?

Báo cáo thị trường cho thấy xu hướng tự vận hành văn phòng, coworking nổi lên trong giai đoạn 2025–2026, với sự hỗ trợ từ các phần mềm quản lý không gian làm việc như như Smartos, OfficeRnD, BeeBMS.

Bức tranh thị trường văn phòng & coworking 2025–2026

Trong hai năm tới, thị trường văn phòng cho thuê và coworking space tại Việt Nam dự báo sẽ tiếp tục tăng trưởng nhưng với mức độ cạnh tranh cao hơn. Các doanh nghiệp, chủ đầu tư bất động sản và đơn vị vận hành đứng trước lựa chọn chiến lược: tự vận hành, thuê đơn vị quản lý chuyên nghiệp, hay kết hợp cả hai mô hình.

Trong đó, sự phát triển của công nghệ quản lý đã thay đổi cách nhìn truyền thống về tự vận hành. Những giải pháp phần mềm mới xuất hiện, trong đó có Smartos – một nền tảng quản lý vận hành coworking space tại Việt Nam – đang góp phần giúp doanh nghiệp tự tin hơn khi lựa chọn phương án này.

Những yếu tố chi phối quyết định vận hành

Chi phí và hiệu quả tài chính

Trong bối cảnh áp lực kinh tế, doanh nghiệp ngày càng quan tâm đến việc tối ưu chi phí. Nếu như thuê đơn vị vận hành chuyên nghiệp mang lại sự an toàn và giảm rủi ro, thì tự vận hành lại mở ra khả năng tiết kiệm dài hạn và giữ lợi nhuận trọn vẹn.

Nhu cầu linh hoạt

Xu hướng chuyển đổi không gian theo nhu cầu – từ văn phòng truyền thống sang coworking, hoặc kết hợp không gian sự kiện và phòng họp – ngày càng rõ nét. Doanh nghiệp mong muốn có giải pháp linh hoạt để tận dụng tối đa một mặt bằng.

Thương hiệu và trải nghiệm khách hàng

Đối với nhiều doanh nghiệp, văn phòng hay không gian làm việc không chỉ đơn thuần là cơ sở hạ tầng, mà còn là công cụ truyền tải hình ảnh thương hiệu. Việc ai vận hành sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến trải nghiệm và nhận diện của khách hàng.

Tự vận hành – cơ hội và thách thức

Cơ hội

• Chủ động toàn diện về thiết kế, vận hành và trải nghiệm khách hàng.

• Xây dựng thương hiệu riêng, tạo bản sắc khác biệt.

• Tận dụng công nghệ để cắt giảm chi phí nhân sự, kế toán, chăm sóc khách hàng.

Thách thức

• Đòi hỏi đội ngũ quản lý có chuyên môn.

• Chi phí đầu tư ban đầu cho công nghệ và quy trình vận hành.

• Nguy cơ vận hành kém hiệu quả nếu thiếu kinh nghiệm.

Theo một số chuyên gia, trước đây tự vận hành thường chỉ phù hợp với các doanh nghiệp nhỏ hoặc chủ tòa nhà ít mặt bằng. Tuy nhiên, hiện nay với sự hỗ trợ từ các phần mềm quản lý, nhóm thách thức này đang dần được giảm thiểu.

Thuê đơn vị vận hành – lựa chọn an toàn

Nhiều chủ đầu tư lớn vẫn ưa chuộng việc thuê đơn vị vận hành chuyên nghiệp vì:

• Có sẵn quy trình, kinh nghiệm và hệ thống khách hàng.

• Giảm thiểu rủi ro quản lý.

• Tăng tỷ lệ lấp đầy nhờ mạng lưới marketing.

Tuy vậy, hạn chế của mô hình này là chi phí quản lý dài hạn cao, đồng thời doanh nghiệp mất một phần quyền kiểm soát thương hiệu và dữ liệu khách hàng.

Sự nổi lên của công nghệ hỗ trợ tự vận hành

Một điểm đáng chú ý trên thị trường giai đoạn 2025–2026 là sự xuất hiện của các nền tảng công nghệ quản lý văn phòng và coworking. Trong đó, Smartos được nhắc đến như một giải pháp cho phép doanh nghiệp tự vận hành chuyên nghiệp mà không cần phụ thuộc vào đơn vị ngoài.

Các tính năng nổi bật có thể kể đến:

• Quản lý khách thuê và giao dịch tập trung: từ đặt chỗ, hợp đồng đến thanh toán.

• Tự động hóa quy trình vận hành: hóa đơn, nhắc nợ, báo cáo tài chính.

• Linh hoạt chuyển đổi đa công năng: cùng một mặt bằng có thể sử dụng cho nhiều mục đích như văn phòng riêng, coworking, sự kiện hay phòng họp.

• Khả năng mở rộng nhanh: khi doanh nghiệp có thêm chi nhánh, hệ thống quản lý vẫn đồng bộ và liền mạch.

Nhờ những giải pháp này, nhiều chuyên gia đánh giá rằng “tự vận hành” trong bối cảnh mới không còn mang ý nghĩa thủ công, cồng kềnh, mà có thể đạt mức chuyên nghiệp ngang với thuê ngoài.

So sánh hai mô hình trong bối cảnh mới

Lựa chọn nào phù hợp cho doanh nghiệp Việt Nam?

• Doanh nghiệp nhỏ hoặc startup coworking: có thể cân nhắc tự vận hành nhờ chi phí thấp, đồng thời tận dụng công nghệ để chuẩn hóa quy trình.

• Chủ đầu tư bất động sản lớn: vẫn có thể chọn thuê đơn vị quản lý khi mở quy mô hàng chục ngàn m², nhưng cần xem xét hiệu quả tài chính dài hạn.

• Doanh nghiệp muốn xây dựng thương hiệu riêng: tự vận hành sẽ giúp giữ quyền kiểm soát hình ảnh và trải nghiệm khách hàng.

Một số chuyên gia nhận định, từ 2025 trở đi, việc kết hợp công nghệ sẽ khiến tự vận hành trở thành lựa chọn ngày càng phổ biến, đặc biệt với những mô hình không gian làm việc linh hoạt.

Kết luận

Trong bối cảnh thị trường văn phòng và coworking tại Việt Nam giai đoạn 2025–2026, cả hai mô hình tự vận hành và thuê đơn vị vận hành đều có ưu nhược điểm riêng. Tuy nhiên, sự phát triển của công nghệ, nhiều coworking space như Tiktak, Southground, Pearl5 đang có những phương án tự vận hành tối ưu cả về xây dựng thương hiệu và chi phí.

Thay vì chỉ cân nhắc giữa “an toàn nhưng tốn chi phí” và “tiết kiệm nhưng rủi ro cao” như trước đây, doanh nghiệp nay có thêm lựa chọn: tự vận hành chuyên nghiệp, linh hoạt và tối ưu hơn nhờ công nghệ.